Ordet arkiv används i dagligt tal ofta som hänvisning till den fysiska lokal som man förvarar sina handlingar i. Inom professionen skiljer man dock på själva arkivlokalen och det arkiv som förvaras däri; ordet ”arkiv” syftar här istället till själva beståndet av handlingar. När vi pratar om ett arkiv menar vi därför de handlingar som inkommit till eller upprättats av en organisation, inom ramen för dess verksamhet.

Det kan vara svårt att veta när ett arkiv slutar och ett annat börjar, framför allt inom den enskilda/privata sektorn. Inom statlig sektor avslutas ofta arkiv i samband med omorganisationer, för att sedan starta på nytt i den nya organisationen. Detta för att sedan enklare kunna överlämna det äldre arkivet till en arkivmyndighet (t.ex. Riksarkivet), när det inte längre behövs i verksamheten. Inom enskild sektor, där inga lagkrav om handlingsoffentlighet eller överlämnande till arkivmyndighet finns, kan istället finnas behov att behålla och införliva äldre material i den nya verksamheten. Detta försvårar ibland vid forskning om äldre företag som t.ex. blivit uppköpta och vars dokumentation inte lätt går att särskilja ifrån dess efterföljare. 

Nedan följer en lista över terminologi som används inom arkivbranchen. För mer praktisk information om saker att tänka på kring den egna arkiveringen, läs gärna under rubriken Allmänna råd.

Arkivtermer

Aktomslag: Förvaringsmedel, bestående av papper, kartong eller papp, avsett att omsluta och avskilja handlingar.

Arkiv: Ett bestånd av handlingar som samlats hos en arkivbildare. Arkiv kan också syfta på själva arkivinstitutionen, det vill säga en organisation som arbetar med arkiv, eller en lokal eller byggnad avsedd för förvaring av arkivhandlingar.

Arkivbildare: Myndighet, företag, organisation eller person som i sin verksamhet tar emot och skapar handlingar.

Arkivbox: Förvaringsmedel, bestående av kartong eller papp, i form av en box med flik, lock eller annan tillslutningsanordning avsett att ge skydd åt handlingar.

Arkivförteckning: Strukturerad förteckning över de handlingar som ingår i arkivet. Arkivförteckningen är ofta uppställd enligt det allmänna arkivschemat:

Gallring: Förstörande av handlingar och information som har bedömts ha ett obetydligt intresse. På statliga myndigheter får gallring endast utföras efter ett formellt gallringsbeslut.

NAD: Förkortning för Nationell Arkivdatabas. Här finns uppgifter om de flesta arkiv som förvaras hos olika arkivinstitutioner i Sverige.

Serie: En samling handlingar med liknande innehåll, t.ex. ”Protokoll”. Används för att skapa struktur i en arkivförteckning.

Volym: Minsta enhet i arkivförteckningen, betecknar en förvaringsenhet, t.ex. arkivbox, inbunden bok eller pärm.