Anordningar som kan skada handlingarna vid hantering, kopiering och förvaring eller som är utrymmeskrävande, bör avlägsnas redan i samband med att ett ärende eller annat arbete avslutas. Åtgärder bör samtidigt vidtas för att hålla samman handlingarna på annat sätt, t.ex. genom särskiljande aktomslag.

Exempel på föremål som kan skada handlingarna är plastfickor och gummisnoddar, samt anordningar i plast och metall som används för att hålla samman handlingarna, såsom gem, häftklamrar, spikar, nitar, skruvar och bindare (gafflar). Föremål av metall riskerar att ge rostfläckar och frätskador på handlingarna, vilket kan resultera i informationsförlust. Anordningar av plast eller metall är inte beständiga. Deras sammanhållande funktion är således begränsad i tiden.

Här kan man se vilka måttanpassade boxar vi kan tillverka, när A4 eller folioformat inte passar.