En gåva, eller en överlåtelse av arkiv, innebär att materialet helt och hållet övergår i föreningen Värmlands Företagshistorias ägo. Det kan uppstå situationer där exempelvis företag eller privatpersoner inte längre har ekonomiska möjligheter att äga ett arkivbestånd. Om arkivbeståndet samtidigt innehåller unik information av särskilt kulturhistoriskt värde, försöker Värmlands Företagshistoria i mån av praktiska och ekonomiska möjligheter, åta sig att överta ägandet av arkivbeståndet, eller delar av arkivbeståndet, i fråga. 

Föreningen förbehåller sig därefter rätten att ordna, rensa och gallra i materialet efter behov, samt att fritt tillhandahålla och använda materialet i enlighet med gällande lagstiftning. Syftet är att informationen i arkivbeståndet skall komma allmänheten tillhanda.

Kostnad för en överlåtelse kan bero på flera saker. Arkivbeståndets omfattning, fysiska och organisatoriska skick samt vilka ekonomiska möjligheter den överlåtande parten har kan påverka kostnaden. Finns det inte ekonomi nog hos överlåtaren till en normaldeposition, välkomnar vi därför istället in till ett samtal med oss. I samtalet går vi tillsammans igenom vilka möjligheter som faktiskt finns och försöker hitta en så bra lösning som möjligt – för båda parter. Efter överenskommelse tecknas ett avtal om överlåtelse av arkiv.

Saknas tillgångar helt och arkivbeståndet i fråga samtidigt bedöms vara särskilt unikt och kulturhistoriskt angeläget, gör vi ibland bedömningen att vi, trots den kostnad det medför för oss, måste göra ett undantag. Vi kan då, i undantagsfall, efter att överlåtaren fört samtal med oss, besluta att ta emot arkivbeståndet mot endast en enklare administrativ engångsavgift. En sådan överlåtelse bekräftas genom ett enklare gåvobrev som skrivs under av båda parter som bevis på överlåtelsen. Observera att denna typ av gåva utgör ett tydligt undantag.